1. Chuẩn hóa quy trình quản lý và cấp phát bằng tốt nghiệp THPT

Quy chế quy định cụ thể về công tác tiếp nhận, quản lý và bảo quản phôi bằng; lập hồ sơ, in bằng, trình ký, đóng dấu, cấp phát bằng tốt nghiệp; cấp bản sao từ sổ gốc; chỉnh sửa thông tin văn bằng; thu hồi, hủy bỏ và lưu trữ hồ sơ.

Đặc biệt, nhà trường xác định việc quản lý văn bằng phải tuân thủ các nguyên tắc: chính xác – công khai – minh bạch – an toàn – đúng đối tượng. Mọi thông tin ghi trên bằng tốt nghiệp phải bảo đảm thống nhất với hồ sơ gốc và quyết định công nhận tốt nghiệp của cơ quan có thẩm quyền.

Việc giao nhận bằng được thực hiện trực tiếp, có kiểm tra giấy tờ tùy thân và ký xác nhận vào sổ cấp phát. Trường hợp nhận thay phải có giấy ủy quyền hợp pháp theo quy định.

2. Phân định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân

Quy chế xác định cụ thể trách nhiệm của các bộ phận và cá nhân tham gia công tác quản lý văn bằng:

• Hiệu trưởng: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện, kiểm tra và giám sát toàn bộ công tác quản lý, cấp phát bằng tốt nghiệp; ký bằng và giải quyết các thủ tục thuộc thẩm quyền.
• Phó Hiệu trưởng được phân công: Giúp Hiệu trưởng kiểm tra, giám sát việc lập danh sách, in, ký và cấp phát bằng; rà soát tính chính xác của hồ sơ trước khi trình ký.
• Viên chức Văn thư: Trực tiếp quản lý phôi bằng, sổ gốc, hồ sơ cấp bằng; thực hiện tiếp nhận, bảo quản, trình ký, đóng dấu, cấp phát, cấp bản sao và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
• Giáo viên chủ nhiệm và các bộ phận liên quan: Phối hợp rà soát thông tin học sinh, hỗ trợ công tác cấp phát bằng đúng đối tượng và đúng quy trình.

Việc phân công rõ trách nhiệm góp phần nâng cao ý thức thực thi nhiệm vụ, hạn chế sai sót và bảo đảm tính chặt chẽ trong từng khâu của quy trình quản lý văn bằng.

3. Tạo thuận lợi cho học sinh, cựu học sinh trong việc nhận và đề nghị cấp bản sao bằng tốt nghiệp

Một trong những nội dung được quy định cụ thể là quy trình cấp phát bằng tốt nghiệp và giải quyết các yêu cầu liên quan đến văn bằng.

Theo đó:

Đối với việc nhận bằng tốt nghiệp:

• Người được công nhận tốt nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp được nhận bằng theo quy định.
• Người nhận bằng phải xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ.
• Trường hợp nhận thay phải có giấy ủy quyền theo quy định.
• Việc giao nhận được thực hiện trực tiếp và có ký xác nhận vào sổ cấp phát.

Đối với việc đề nghị cấp bản sao bằng tốt nghiệp từ sổ gốc:

Người có nhu cầu thực hiện theo quy trình:

1. Chuẩn bị phiếu đề nghị cấp bản sao bằng tốt nghiệp từ sổ gốc theo mẫu của nhà trường.
2. Cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân và thông tin văn bằng cần cấp bản sao.
3. Nộp hồ sơ tại bộ phận Văn thư Trường THPT Đông Sơn 1.
4. Bộ phận Văn thư tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu sổ gốc và tham mưu Hiệu trưởng giải quyết theo thẩm quyền.

Đối với trường hợp đề nghị chỉnh sửa thông tin trên bằng tốt nghiệp:

Người có nhu cầu cần chuẩn bị phiếu đề nghị chỉnh sửa thông tin văn bằng và các giấy tờ liên quan theo quy định, như bản chính bằng tốt nghiệp, bản sao giấy khai sinh, căn cước công dân và các giấy tờ có liên quan (nếu có).

Nhà trường sẽ tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ và giải quyết theo đúng thẩm quyền, bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người được cấp văn bằng.

4. Tăng cường kiểm tra, giám sát và bảo đảm an toàn hồ sơ văn bằng

Để công tác quản lý được thực hiện nghiêm túc, Quy chế quy định Hiệu trưởng tổ chức kiểm tra công tác quản lý bằng tốt nghiệp ít nhất một lần trong năm học; đồng thời có thể tiến hành kiểm tra đột xuất khi cần thiết.

Các nội dung kiểm tra tập trung vào:

• Việc quản lý, bảo quản phôi bằng tốt nghiệp.
• Sổ gốc cấp bằng và các hồ sơ liên quan.
• Quy trình cấp phát bằng cho người học.
• Việc lưu trữ, kiểm kê và bàn giao hồ sơ.
• Việc thực hiện chế độ thống kê, báo cáo theo quy định.

Đặc biệt, nhà trường chú trọng việc lưu trữ hồ sơ khoa học, an toàn, bảo đảm khả năng tra cứu, đối chiếu và giải quyết các yêu cầu của người học trong những năm tiếp theo.

Quy chế cũng quy định trách nhiệm xử lý đối với các trường hợp vi phạm, như làm mất phôi bằng, cấp bằng sai đối tượng, làm sai lệch thông tin hoặc sử dụng văn bằng trái quy định.

5. Quyết tâm thực hiện nghiêm túc, thống nhất và hiệu quả

Việc ban hành Quy chế quản lý Bằng tốt nghiệp THPT là một bước cụ thể hóa trách nhiệm quản lý của Trường THPT Đông Sơn 1, góp phần chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, nâng cao trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, viên chức được giao nhiệm vụ và bảo đảm quyền lợi chính đáng của học sinh, cựu học sinh.

Trong bối cảnh nhà trường tiếp tục ổn định và phát triển sau sáp nhập, việc xây dựng nền nếp quản lý hành chính, hồ sơ và dữ liệu giáo dục thống nhất càng có ý nghĩa thiết thực, góp phần nâng cao chất lượng quản trị nhà trường.

Trường THPT Đông Sơn 1 yêu cầu các bộ phận, cá nhân có liên quan nghiêm túc triển khai và thực hiện Quy chế; đồng thời đề nghị học sinh, cựu học sinh có nhu cầu nhận bằng, cấp bản sao hoặc chỉnh sửa thông tin văn bằng chủ động liên hệ bộ phận Văn thư nhà trường để được hướng dẫn và giải quyết theo quy định.